Налоговые последствия возмещения расходов через фонд заработной платы

Служба внутренних доходов позволяет работодателям возмещать работникам расходы, понесенные на работе. В соответствии с подотчетным планом эти возмещения расходов не облагаются налогом для работника. Если это не подотчетный план, платежи считаются заработной платой. Если возмещение производится через систему начисления заработной платы, это означает, что они являются частью необоснованного плана, и работник будет платить налоги с возмещений.

Мужчина в костюме прокачивает газкредит: вадимгужва / iStock / Getty Images

Бизнес-расходы сотрудников

Как представители компании, сотрудники, как правило, несут деловые расходы во время работы. Поездка на встречу с клиентом, получение канцелярских товаров или выведение клиента на обед - все это деловые расходы, которые могут быть возмещены работодателем. Для документирования и обоснования расходов сотрудники должны сохранять копии квитанций при совершении деловых покупок. IRS позволяет работодателям возмещать сотрудникам мили за поездку на автомобиле, поэтому сотрудники могут вести подробный журнал командировок, а не экономить квитанции за газ.

Подотчетные и не подотчетные планы

Когда работодатели возмещают работникам расходы на работу, они делают это либо по подотчетному плану, либо по неподотчетному плану. Подотчетный план - это план, в котором работник обеспечивает своевременное документирование расходов и возвращает любые избыточные компенсации. Работодатель проверяет, имел ли счет деловые связи, и сохраняет копию документации. В соответствии с подотчетным планом возмещение расходов не является доходом. Это безналоговое возмещение расходов работнику.

Выдача чеков в соответствии с подотчетным планом

Если у вас есть подотчетный план, возмещение расходов не должно обрабатываться с помощью платежной ведомости. Вместо этого попросите сотрудников периодически собирать документацию о расходах, а затем выдавать чек на возмещение расходов. Эти платежи должны быть отражены как расходы компании. Например, если вы урезали сотруднику чек на возмещение миль за 50 долларов, то эти 50 долларов должны быть отражены как расходы за пробег. Ваша компания сможет списать эти расходы на свою налоговую декларацию, поэтому сохраните копии форм миль и квитанций для подтверждения расходов.

Обработка платежной ведомости для неучтенных планов

Если работодатель не соблюдает правила подотчетного плана, он действует в рамках неучтенного плана. Иногда работодатель целенаправленно реализует необоснованный план, чтобы минимизировать ведение учета. Например, компания может по своему выбору дать сотрудникам по 500 долларов на покрытие расходов на питание и пробег для ежегодного бизнес-тренинга и не требовать квитанций. В этом случае возмещение расходов фактически считается заработной платой, и работники будут платить с них налоги.

Поскольку они считаются заработной платой, возмещение расходов по неучтенному плану следует обрабатывать посредством расчета заработной платы. Таким образом, работодатель может удерживать федеральные, штатные налоги и налоги на заработную плату. В конце года возмещение расходов будет отражено как заработная плата в форме W-2 работника.