Оглавление:
В ходе отношений сотрудника с работодателем может потребоваться реклассификация налогового статуса. Часто бизнес нанимает работников на контрактной основе. Если отношения становятся регулярными и продолжительными, бизнесу может потребоваться преобразовать работника из независимого подрядчика в наемного работника. Неспособность надлежащим образом классифицировать работника как работника и уплатить необходимые налоги на фонд заработной платы может повлечь за собой штрафные санкции. Когда происходит преобразование, и работодатель, и работник имеют определенные обязанности.
шаг
Ознакомьтесь с рекомендациями Службы внутренних доходов относительно того, когда к работнику следует относиться как к работнику, а не как независимому подрядчику (см. Ресурс 1). Укажите всех подрядчиков, которые работали на вас, которые получат 1099 в конце налогового года и должны быть преобразованы в W-2 в соответствии с теми же рекомендациями.
шаг
Уведомите подрядчика в письменной форме о немедленной необходимости преобразовать его в сотрудника и какую идентификационную информацию вам необходимо для осуществления этого изменения. Документируйте дату и время, когда эти записи были произведены в файле сотрудника. Используйте заверенную почтовую квитанцию с достаточной почтовой оплатой, если отправляете уведомление обычной почтой. Храните квитанцию с отметкой Почтовой службы США в своих записях как юридическое «доказательство отправки по почте».
шаг
Настройте новый файл сотрудника в своей базе данных сотрудника и зарегистрируйте систему. Классифицируйте подрядчика, который переводится в качестве оклада, освобожденного от оклада или почасового освобождения, в зависимости от выполняемой работы и уровня ответственности сотрудника. Используйте свой компьютер и доступ к Интернету для ознакомления с рекомендациями Департамента труда США, основанными на Законе о справедливых стандартах труда (см. Ресурс 2).
шаг
Установите график оплаты труда, соразмерный типу штатного сотрудника, которому станет подрядчик. Установите триггеры для оплаты сверхурочных после 40 часов работы в неделю, если новый сотрудник будет почасовым.
шаг
Требовать от нового сотрудника заполнить форму W-4, содержащую индивидуальную информацию и налоговые льготы, которые должны быть рассчитаны при определении удерживаемых налогов на заработную плату. При необходимости введите нового сотрудника в базу данных и систему учета рабочего времени.
шаг
Сформируйте заполненную форму W-2 для нового сотрудника до 31 января за предыдущий налоговый год, сообщив о заработной плате, удержанных налогах и другой информации, необходимой в форме. Пошлите четыре копии сотруднику для различных требований налоговой регистрации. Сохраните один экземпляр для своей деловой документации и отправьте один экземпляр в Службу внутренних доходов и налоговые органы штата или штата, если это применимо.