Оглавление:
Даже если ваш клиент хранит копию своих налоговых деклараций, вы все равно обязаны сохранять его налоговые отчеты. Бюллетень Службы внутренних доходов за 2012-2011 годы гласит, что налоговые инспекторы должны хранить налоговые декларации вместе с подтверждающей налоговой документацией в течение как минимум трех лет. В определенных ситуациях вы можете хранить записи еще дольше.
Ведение записей
Как налоговый агент, вы полагаетесь на информацию, которую ваши клиенты предоставляют вам о своем финансовом положении. Это означает, что вы не несете ответственности за штрафы и сборы, если ваш клиент был неправдив в отношении его налоговой ситуации, если вы действовали этично. Из-за этого вы несете ответственность за сохранение налоговой отчетности и документации. В случае аудита или расследования, IRS может вызвать в суд эти записи проверить на любые проступки с вашей стороны. Если вы не сможете сохранить записи, вы можете быть оштрафованы на 500 долларов.
Что сохранить
Наряду с основной налоговой декларацией клиента, вы должны хранить копию любой документации, которую ваш клиент предоставляет вам о своей налоговой декларации. Обязательно сохраните:
- Основная налоговая форма клиента
- Поддержка налоговых графиков
- Налоговые рабочие обои
- Подготовленный клиентом налоговый отчет
- Квитанции, банковские выписки, главные бухгалтерские книги или другая финансовая информация, предоставленная клиентом.
IRS позволяет хранить документацию в физическом или электронном формате.
Временное ограничение
IRS обязывает, что налоговики хранят информацию для минимум три года с даты подачи налоговой декларации. Однако вы можете хранить документы дольше. Хотя срок давности для большинства налоговых деклараций составляет три года, IRS имеет увеличенный срок давности для особых обстоятельств.
Например, IRS может оглянуться на семь лет назад, если налогоплательщик потребовал убыток по бесполезным ценным бумагам, и шесть лет, если налогоплательщик занизил данные о более чем 25 процентах своего дохода. Хотя вы не обязаны вести учет дольше трех лет, это может быть полезно для вашего клиента, если он подвергнется расследованию IRS в будущем.