Как написать соответствующие письма вашему арендодателю

Написание соответствующего письма вашему арендодателю мало чем отличается от написания других типов деловых писем. Ваши письма должны сообщать, вежливо и вежливо, ваши проблемы и ваши ожидаемые решения. Хорошо написанное письмо может иметь большое значение в решении любых вопросов, которые могут возникнуть у вашего арендодателя, и может даже улучшить ваши отношения.

Коммуникация является важным аспектом хороших отношений между арендодателем и арендатором. Кредит: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Готовься к письму

Написание важного письма кому-то требует предварительной подготовки. Это особенно верно, если у вас есть антагонистические отношения с вашим арендодателем, или вы жалуетесь на серьезную, нерешенную проблему. Никогда не пиши, когда злишься. Подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем писать. Если вы пишете о проблеме, предусмотренной вашими законами об аренде или арендодателе, ознакомьтесь с обеими перед написанием. Ваше письмо будет более убедительным, если вы сможете ссылаться на правовые акты или положения об аренде для обоснования ваших запросов.

Назовите себя

Убедитесь, что ваш арендодатель знает, от кого он слышит, включив ваше имя и адрес в ваше письмо. Если вы находитесь в здании или комплексе, у которого есть имя, используйте это также. Если вы хотите получить быстрый ответ от вашего арендодателя, укажите свой номер телефона и адрес электронной почты и сообщите своему арендодателю, когда лучше всего позвонить вам.

Четко сформулируйте свой бизнес

Четко объясните цель письма и какие действия, если таковые имеются, вы хотите, чтобы ваш арендодатель предпринял. Если вы запрашиваете ремонт, укажите это в своем письме и сообщите своему арендодателю, когда будет подходящее время для планирования технического обслуживания. Если вы сообщаете арендодателю, что не будете продлевать аренду, объясните это в первых нескольких предложениях, а затем сообщите арендодателю дату вашего отъезда и новый адрес, чтобы он знал, куда отправить ваш депозит.

Будьте вежливы, даже если вы жалуетесь

Легко расстраиваться с арендодателем, который игнорирует неоднократные запросы на ремонт или отказывается иметь дело с шумными соседями. Тем не менее, важно быть вежливым и разумным. Ваш арендодатель может рассматривать грубость или сарказм как оправдание для игнорирования вашего письма или даже не продления аренды. При рассмотрении ваших проблем и запросе решений используйте подход «только факты».

Проверьте ваше письмо и проверьте адрес

Ошибки орфографии и пунктуации подрывают доверие к вашему письму. Просмотрите ваше письмо и прочитайте его вслух, чтобы убедиться, что оно течет хорошо. Попросите друга или члена семьи прочитать письмо. Она может обнаружить ошибки, которые вы пропустили, и дать вам отзыв о ясности и тоне вашего письма.

Рассмотрите возможность использования сертифицированной почты

Заказное письмо предоставляет вам подтверждение по почте и подтверждение доставки или попытки доставки. Наличие доказательств ваших сообщений может быть полезным, если ситуация обостряется. В некоторых местах вы должны использовать заказную почту для отправки определенных типов писем вашему арендодателю. Например, в штате Мэриленд арендатор имеет право присутствовать при осмотре своего арендодателя, если он уведомляет своего арендодателя о своем новом адресе заказным письмом за 15 дней до переезда.