Оглавление:
Если вы вступаете в спор с компанией или поставщиком услуг и не чувствуете, что вам придется оплачивать этот счет, важно сообщить другой стороне, почему. Написание письма позволяет получить все сведения и избежать путаницы, которую может создать телефонный звонок, если впоследствии проблема окажется в суде. Будьте ясны, профессиональны и лаконичны в своем письме об отказе от оплаты, подробно описав, в чем проблема и почему вы предпринимаете это действие.
шаг
Отформатируйте документ как деловое письмо, адресованное владельцу компании, менеджеру по работе с клиентами или конкретному отделу, с которым у вас возникли споры. Убедитесь, что получатель имеет право сделать что-то с ситуацией - это пустая трата времени, чтобы отправить это кому-то без разрешения на отмену счета, даже если она хочет.
шаг
Опишите транзакцию, о которой идет речь. Укажите время и дату, персонал, с которым вы общались, и характер соглашения. Например, вы можете заметить, что «днем 21 мая я зарегистрировался в вашем отеле на главной улице 300. Тоби, агент, который забронировал мое бронирование, заверил меня, что во время строительства на объекте моя комната был пригоден для размещения ".
шаг
Укажите конкретную проблему, которая стоит за вашим отказом от оплаты согласованного продукта или услуги. Подробно, как то, что вы получили, не соответствовало согласованным ожиданиям. Если продукт, который вы заказали, был искажен продавцом и не имел необходимой функциональности, например, включите эту информацию. Если отель рекламирует себя как пятизвездочный отель только с протекающей крышей вместо водной горки, укажите это в письме.
шаг
Обратите внимание на любые усилия, которые вы уже предприняли для разрешения ситуации. Опять же, конкретные детали полезны. Сказать «я звонил дюжину раз» может показаться преувеличением, но цитирование даты и времени звонков делает запись более убедительной.
шаг
Включите свою историю с рассматриваемой компанией. Не тратьте три страницы, детализирующих каждую транзакцию, но одно или два предложения, касающиеся ваших исторических отношений, могут быть полезны. Если вы были клиентом в течение многих лет, это дополнительный авторитет для вашего запроса.
шаг
В заключение подтвердите, что вы не заплатите указанную сумму, и запросите подтверждение удаления элементов из вашей учетной записи. Запросите подтверждение в письменном виде.