Нужно ли отправлять новый W-9 каждый год?

Некоторые компании требуют, чтобы вы отправляли обновленную форму W-9, Запрос идентификационного номера налогоплательщика и Свидетельство каждый год, но большинство этого не делают. Независимые подрядчики сталкиваются с возможностью подачи формы W-9 ежегодно, чтобы поддерживать актуальность документации контракта, но это не всегда необходимо. Это может сбивать с толку, особенно если обстоятельства в вашей работе или жизни недавно изменились, поскольку некоторые изменения требуют от вас заполнения новой формы. Большинство из этих изменений редки и происходят только при определенных условиях.

Индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика

Служба внутренних доходов или Администрация социального обеспечения выдают всем гражданам индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика или ITIN. Для большинства сотрудников и индивидуальных предпринимателей ITIN является номером социального страхования. Если ваш статус меняется - например, от единоличного владения до партнерства или корпорации - IRS выдает новый федеральный идентификационный номер работодателя или FEIN. Вы должны сообщить об этом изменении в обновленной форме W-9.

Статус гражданства

Изменение вашего гражданства редко, но если оно меняется, вы должны подать новую форму W-9. Если вы в настоящее время являетесь гражданином США, этот статус обычно изменяется только в том случае, если вы покидаете страну навсегда, если ваше гражданство аннулировано или добровольно отказывается от вашего статуса. Если ваш статус изменится, немедленно отправьте новую форму W-9, поскольку вашему работодателю может потребоваться изменить его записи. Процесс налогообложения для граждан не из США, работающих в Соединенных Штатах, часто отличается от процесса для гражданина.

Состояние удержания резервной копии

Наиболее распространенным изменением статуса налогоплательщика является вопрос о том, подлежит ли лицо дополнительному удержанию налога. Вы подвергаетесь такому типу удержания, если вы не указали или не соврали в отношении информации, такой как ваш ITIN, в предыдущей форме W-9, если вы не подтвердили, что вы освобождены от удержания или если вы занизили данные о своих интересах или дивидендах и сделали не говорите своему работодателю удерживать средства.

IRS предупреждает вас, если вы подвергаетесь резервному удержанию налога, и указывает причину этого. Агентство также предупреждает вас, когда вы больше не подлежите удержанию. Если вы подлежите резервному удержанию, вы должны изменить свой W-9, чтобы отразить это; Вы также должны изменить его, если вы освобождаетесь.

Обязанность

Ваш работодатель не обязан спрашивать вас, изменилось ли что-нибудь в вашей форме W-9. Если ваш номер налогоплательщика, номер социального страхования, статус гражданства или статус освобождения от уплаты налогов изменились в прошлом году, вы должны связаться со своим работодателем и запросить новую форму. Если вы считаете, что у вас могут быть необычные обстоятельства, которые повлияют на ваш W-9 и могут потребовать от вас обновить его, сначала свяжитесь с вашим работодателем и спросите. Отдел кадров на вашем рабочем месте должен быть в состоянии ответить на ваш вопрос; в противном случае свяжитесь с IRS.