Оглавление:
Целью повестки дня встречи является обеспечение того, чтобы участники имели представление о том, куда движется дискуссия. Он также предоставляет временные рамки, чтобы все участники знали, когда будет завершено собрание. Создайте шаблон повестки дня для быстрой встречи в правильном формате, чтобы все, что вам нужно было сделать, это обновить его для каждой сессии.
Формат списка
При написании повестки дня собрания вы должны отформатировать ее в числовом и алфавитном списке в порядке событий. Стандартный формат имеет слово «Повестка дня» в верхней части страницы. Под «повесткой дня» напишите название компании, дату и время встречи. Каждый основной пункт повестки дня сопровождается цифрой или римской цифрой следующим образом: «I. Введение, II. Переписка». Под каждой основной категорией добавьте более подробные описания, которым предшествует буква в алфавитном порядке. Вот пример: «а. Общее введение, б. Введение новых членов». Продолжите эту последовательность для всех пунктов повестки дня и описаний.
Контур
Основным планом повестки дня собрания является, во-первых, введение, за которым следуют протоколы предыдущего заседания (с изложением и утверждением), отчеты, новые вопросы, вопросы для обсуждения (в порядке важности) и закрытие. Это основное руководство для повестки дня - конечно, вы можете добавлять свои собственные пункты в том порядке, который вы предпочитаете.
Оценки времени
Вы также должны включить оценку времени для каждого пункта вашей повестки дня. Используйте временные блоки в минутах или часах, используя реалистичные оценки. Парламентарий собрания (обычно секретарь или менеджер) может затем использовать эти руководящие принципы, чтобы держать встречу на ходу. Так, например, вы можете добавить «3 минуты» рядом с позицией введения и «15 минут» под каждым пунктом для обсуждения.
обязанности
В дополнение к оценкам времени собрания, также укажите имя человека, ответственного за ведение каждой дискуссии. Если вы или менеджер - единственный человек, который планирует провести встречу, в этом нет необходимости. Но если у вас есть разные члены команды, назначенные для каждой задачи в повестке дня, включите имена. Например, если секретарь дает протокол, включите его имя рядом с этим пунктом в списке.