Леджеры просто ведут учет кредитов и дебетов. Мы используем бухгалтерскую книгу каждый раз, когда вводим чеки или депозиты в наши чековые книжки или вклады и снятие средств в сберегательной книжке. Некоторые люди ведут домашнюю книгу. Другие ведут корпоративные книги для небольших компаний или международных корпораций. Хотя компьютеризация упростила работу корпоративного бухгалтера, она может быть применена и к финансам домашних хозяйств. Компьютерные книги доступны как бесплатные или условно-бесплатные, а также профессиональные пакеты, доступные для покупки. Таблетки Ledger доступны в любом магазине канцелярских товаров и у большинства канцелярских товаров.
Главные книги содержат как минимум пять столбцов, используемых для даты, детализации, кредита, дебета и баланса. Подробный столбец используется для имени получателя или источника дохода и любых примечаний. Доход или расход отражаются в столбце «Кредит» или «Дебет» (оставляя другой столбец пустым), а промежуточная сумма вводится в строку баланса. Могут быть добавлены столбцы для указания налогооблагаемой прибыли или вычитаемых расходов. Книги должны храниться в течение определенного периода - недели или месяца - в зависимости от количества транзакций, которые происходят. В конце периода сумма дебетов и кредитов суммируется, а конечный баланс проверяется путем сложения кредитов и вычитания дебетов из начального баланса. Конечное сальдо «переносится» как начальное сальдо в бухгалтерской книге на следующий период. Обязательно пометьте каждый лист вашей бухгалтерской книги заголовком (регистр домохозяйства, название компании), датами периода, в который этот лист включен, и заголовками для столбцов. Если для охвата периода активности требуется более одной страницы, обязательно отметьте номера страниц для общего количества на каждой странице.
Бухгалтерские книги используются бухгалтерами для подготовки бухгалтерских балансов, отслеживания доходов и расходов для налоговых деклараций и составления бюджетов. Чтобы использовать для этого бухгалтерскую книгу, они присваивают номера счетов для каждой группы активов и пассивов. Отдельный номер счета может быть указан для: доходов от каждого источника, арендной платы, платежей по ипотечным кредитам и займам, аренды компьютеров, школьных расходов или любых видов доходов или расходов, по которым вам может понадобиться общая сумма на конец года. Нумерация счетов облегчает сбор данных, которые можно использовать для расчета налогов или составления бюджетов. Используя свою бухгалтерскую книгу, вы можете подготовить бюджет для своего бизнеса и домашнего хозяйства, который может предсказать, какие расходы вы должны планировать и какой доход вы можете ожидать. Ведите отдельные бухгалтерские книги для коммерческих и личных счетов, чтобы отслеживать деньги и вести полные записи для своего бухгалтера.