Оглавление:
Организация ваших документов не только будет держать ваши важные файлы под рукой, но также будет защищать их при правильном хранении. Никому не нравится чувство разбираться с документами, разбрасывать бумаги, потому что вы не можете найти эту важную выписку по счету. После того, как вы упорядочите и подадите свои документы, вы сможете быстро найти важные файлы.
шаг
Подсчитайте количество папок файлов, папок и разделителей вкладок, которые вам нужны. Это зависит от того, сколько разных категорий подачи у вас есть. Лучше всего покупать эти расходные материалы после того, как вы создали свои категории подачи, чтобы точно знать, сколько папок вам нужно.
шаг
Назначьте место на полу или большой стол, чтобы сложить все ваши документы. Организация ваших документов - это процесс, и поэтому вы хотите указать область, в которой вы можете собрать стопки отсортированных документов и оставить их отсортированными там, если вы не закончите сразу. В зависимости от количества документов, которые у вас есть, это может занять у вас целые выходные или, что еще лучше, потратить не менее 10-30 минут в день на организацию и подачу документов.
шаг
Организуйте свои документы в стопки, разделенные на категории имен. Например, счета за воду в одной стопке и выписки из банка в другой (отдельные стопки для каждого банка).
шаг
Составьте список различных именованных категорий (компаний или названий документов), которые у вас есть после того, как вы сложили все свои документы в отдельные стопки. Например: Банк Америки, Счет за воду, Автокредит, Страхование совхозов, ААА, Студенческие кредиты и т. Д. Разберите свой список по алфавиту. Если все ваши документы хранятся в картотеке в алфавитном порядке, вам будет проще найти ваши документы.
шаг
Запишите каждое из названий вашей категории на вкладке папки с файлами или на отдельном листе бумаги с разделенными вкладками, а затем вставьте их в закладку папки с файлами.
шаг
Поместите все свои папки с файлами в шкафу в алфавитном порядке. Начните складывать ваши стопки документов. Когда вы помещаете документы в соответствующие папки, упорядочивайте документы в хронологическом порядке с самыми новыми наверху. Когда дело доходит до выяснения того, как долго вы должны хранить определенные важные документы, сверьтесь с законами штата и федеральными законами. Некоторые документы, такие как вклады IRA, должны храниться постоянно.
шаг
Сохраняйте резервные копии важных документов - или, если вы просто хотите иметь под рукой документы на год (например, для целей налогообложения), - создавайте папки для хранения копий ваших документов. В зависимости от количества документов, которые вы разделить ваши документы на категории, такие как банковские документы, счета и инвестиции. Не забудьте пометить разделители вкладок, чтобы все в вашей папке было легко доступно. Поместите список категорий с вкладками в передней части вашего переплета. Вы также можете сканировать все ваши важные документы и хранить электронные копии в качестве резервной копии.