Что покрывает компенсацию за пробег?

Работодатели, которые просят сотрудников использовать свои машины для работы, выплачивают возмещение пробега. Причина проста. Работодатели могут лучше нанимать и удерживать качественных сотрудников, компенсируя им расходы, связанные с вождением, связанным с работой. Возмещение пробега покрывает расходы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, таких как автомобили, фургоны и внедорожники.

Возмещение пробега покрывает только расходы, выполненные за работу. Кредит: Брайан Джексон / iStock / Getty Images

Стандартные тарифы IRS

Каждый год Служба внутренних доходов устанавливает стандартную ставку для коммерческого использования транспортных средств. Например, в 2015 году ставка составляла 57,5 ​​цента за милю. Ставка возмещения используется для расчета налогового списания, если командировочные расходы не возмещаются. Стандартный бизнес-тариф покрывает расходы на эксплуатацию среднего транспортного средства, включая бензин, техническое обслуживание и ремонт, страхование и амортизацию.

Списания некоммерческих миль

Некоторые компенсации предназначены для некоммерческого вождения, но все же имеют право на налоговые льготы. По состоянию на 2015 год путевые расходы по переезду или по медицинским причинам могут быть вычтены или возмещены по цене 23 цента за милю. По закону ставка за вождение автомобиля при выполнении благотворительных мероприятий установлена ​​в размере 14 центов за милю.

Допустимый пробег

HR Hero говорит, что для возмещения миль необходимо соответствовать трем критериям, чтобы считаться коммерческими расходами. Во-первых, возмещение может быть выплачено только за поездки, непосредственно связанные с работой. Поездка между вашим домом и обычным рабочим местом не является квалифицированным путешествием Во-вторых, сотрудники должны документировать вождение, связанное с работой. Наконец, работник должен возвратить любые уплаченные суммы возмещения. Работодатели не включают в качестве дохода квалифицированное возмещение миль, поэтому оно полностью не облагается налогом для работника. Работодатель может списать сумму как деловые расходы.

Делопроизводство по возмещению

Сотрудники обычно ведут журнал пробега, чтобы документировать свое вождение, связанное с работой. Он начинается с первого дня года, когда автомобиль используется для работы, и заканчивается показаниями одометра в последний день. В каждой записи должна быть указана дата, коммерческая причина пробега и направление. Начальные и конечные показания одометра должны быть записаны. Работодатели используют эту информацию для вычисления возмещения миль путем умножения миль на основе стандартной ставки IRS.

Вариант фактических расходов

Работодатели обычно не используют фактические расходы на транспортное средство из-за требований к ведению документации. Тем не менее, сотрудники могут использовать фактические расходы, если они превышают сумму возмещения. Чтобы использовать фактические расходы, сотрудник должен вести журнал пробега и записи о страховых выплатах, покупках бензина, ремонте и всех других транспортных расходах. Как только этот сотрудник использует фактические расходы, он не может снова использовать стандартную ставку, если требуется ускоренная амортизация. Могут быть заявлены только расходы, пропорциональные коммерческому использованию транспортного средства. Например, если 25 процентов миль, пройденных за год, связаны с работой, 25 процентов фактических транспортных расходов могут быть списаны.