Оглавление:
Ассоциация домовладельцев (HOA) является организацией, ответственной за общее содержание и обслуживание общих зон в жилом подразделении. ТСЖ может управляться управляющей фирмой или застройщиком, но, как правило, передается жильцам после завершения строительства. ТСЖ должна вести бухгалтерские книги, которые точно отражают собранные взносы, какие виды расходов понесены, показывают остатки резервов для специальных проектов и различных других статей. Базовая система учета может быть реализована без особых сложностей.
шаг
Купите бухгалтерское программное обеспечение, специально предназначенное для HOA, если у вас еще нет собственного программного обеспечения. Вам не нужно использовать специальное программное обеспечение HOA, если у вас уже есть другое бухгалтерское программное обеспечение. Condo Manager и TOPS являются поставщиками программного обеспечения, которые специализируются на учетных потребностях HOA, тогда как Quickbooks - это общее финансовое программное обеспечение, которое может использоваться для удовлетворения основных требований бухгалтерского учета HOA. Завершите учебное пособие и прочитайте руководства, поставляемые с приобретенным вами программным обеспечением, чтобы понять, как настроить ваш HOA в системе.
шаг
Убедитесь, что у вас есть четкое понимание требований учета HOA. Калифорнийская ассоциация ассоциаций домовладельцев - хороший ресурс, чтобы узнать больше об основных требованиях HOA.
шаг
Установите согласованное соглашение об именах для номеров ваших счетов, прежде чем начать вводить их. Например, вы можете решить, что все счета активов будут начинаться с номера «1», «счетов обязательств» 2, «счетов доходов» 3, «счетов расходов» 4 и счетов собственного капитала «5».
шаг
Создайте учетные записи, которые вы будете использовать в программной системе. Основными учетными записями активов, которые вам понадобятся, являются денежные средства, чеки, дебиторская задолженность, отложенные расходы и основные средства. Для счетов пассивов вам понадобятся кредиторская задолженность, отложенный доход и кредиты. Счета доходов будут включать сборы и процентные доходы. Основными расходами будут счета за коммунальные услуги, страхование, обслуживание, хранение, проценты, сборы, налоги и резервные расходы. И, наконец, нераспределенная прибыль и резервы будут включать счета собственного капитала. У каждого ТСЖ есть особые потребности, но этот список счетов обеспечивает прочную основу для начала ввода транзакций и может быть выполнен с использованием любого ТСЖ или общего программного обеспечения для финансового учета.
шаг
Введите начальный баланс в вашей новой системе программного обеспечения. Эта запись сделана до того, как ваши стандартные ежедневные записи продвигаются вперед. Эта запись не должна включать счета доходов или расходов. Например, если у ТСЖ есть 1000 долларов в банке из предыдущих взносов домовладельцев, вход будет просто дебетом на Чек на 1000 долларов и кредитом на Нераспределенную прибыль на 1000 долларов. На данный момент у вас есть начальный баланс и готовы двигаться вперед, записывая ежедневную активность.
шаг
Введите цифры вашего бюджета для каждого счета доходов и расходов. Метод определения бюджетных номеров будет зависеть от программного обеспечения, которое вы используете. Бюджетирование обычно требует создания отдельной бухгалтерской книги из той, которую вы используете для записи ежедневной активности вашего HOA. Прочтите соответствующий раздел руководства по программному обеспечению, чтобы понять особенности создания бюджетов в вашей программной системе.
шаг
Научитесь запускать основные отчеты, поставляемые с вашим программным обеспечением. Основными отчетами являются Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств, Бюджет и Факт. Они должны поставляться с любым финансовым программным обеспечением, которое вы используете.